10 Tipps zum Erstellen guter Protokolle

Beachten Sie die drei Grundanforderungen an Protokolle: Ein Protokoll muss erstens inhaltlich wahr sein, zweitens alles Wesentliche umfassen (nicht mehr, aber auch nicht weniger!) und drittens so verständlich geschrieben sein, dass es seine Funktionen als Dokumentation und Arbeitsgrundlage erfüllen kann.
Wählen Sie die zum Anlass passende Protokollart. Beim Meinungsaustausch bietet sich beispielsweise ein Verlaufsprotokoll an, für die Kreativsitzung ein Fotoprotokoll, für die Erarbeitung von Plänen und Aufgabenverteilungen ein Ergebnisprotokoll. Wortprotokolle, bei denen alle Äußerungen wörtlich mitgeschrieben werden, sind nur in Ausnahmefällen erforderlich.
Informieren Sie sich vor Ihrem Einsatz als Protokollant gründlich. Worum geht es in diesem Meeting? Wo ist besondere Aufmerksamkeit gefordert? An welchen Leserkreis richtet sich das Protokoll? Je nach Thema ist auch ein gewisses Maß an Fachwissen gefordert – es bringt nichts, wenn Sie der Debatte nicht folgen und Beschlüsse nicht sinnvoll zusammenfassen können, weil Sie inhaltlich nicht verstehen, worum es geht.
Bleiben Sie neutral und diskret. Auch wenn es um ein emotional besetztes Thema (z B. Budgetkürzungen, Entlassungen) geht, sollten Sie sich bei der Protokollerstellung strikt an das halten, was besprochen und beschlossen wurde. Manches soll ausdrücklich vertraulich bleiben. Dann schreiben Sie es natürlich nicht mit. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie exklusiv ein bestimmter Inhalt ist, sollten Sie nachfragen („soll das ins Protokoll?“).
Bewahren Sie Ihre Konzentration. Das gelingt Ihnen am besten, wenn Sie bei Sitzungsbeginn ausgeschlafen sind und ausreichend (aber nicht zu schwer) gegessen und getrunken haben. Trinken Sie während einer längeren Sitzung genügend Wasser, lüften Sie in den Pausen den Besprechungsraum gründlich und versuchen Sie, sich zwischendrin ein wenig zu bewegen.
Sorgen Sie dafür, dass Sie alles mitbekommen. Sobald die Besprechung begonnen hat, sollten Sie sich voll auf den Teilnehmer konzentrieren, der gerade spricht. Notieren Sie das Kürzel des Sprechers sofort und warten Sie die ersten Sätze ab, um herauszufinden, was er inhaltlich sagen will. Überlegen Sie bei jedem Redeabschnitt, was genau gesagt wurde und was davon so wichtig ist, dass es festgehalten werden muss.
Schreiben Sie das Wesentliche sofort komplett mit. Mündet der Redebeitrag in einen Beschluss, ein To-do, einen Termin, notieren Sie dies auf jeden Fall und markieren diesen Abschnitt farbig (z.B. Beschlüsse rot, Termine grün).
Beginnen Sie so zügig wie möglich mit der Reinschrift. Es wird Ihnen wesentlich leichter fallen, Ihre Mitschrift zu übertragen, solange Ihnen der Verlauf der Sitzung und die besprochenen Themen mitsamt den ausgetauschten Argumenten noch präsent sind. Je komplexer das Thema und die Besprechung waren, desto schneller sollten Sie sich an die Ausarbeitung machen.
Bringen Sie Ihre Notizen in die richtige Reihenfolge. Hier macht es sich bezahlt, wenn Sie Ihre Blätter während der Besprechung durchnummeriert haben. Falls bei einzelnen Punkten Argumente und Fakten nachgeschoben wurden, lesen Sie sich Ihre Mitschrift nochmals durch und bringen Sie alle thematisch zusammen¬gehörenden Inhalte in die richtige Reihenfolge.
Formulieren Sie so konkret und verständlich wie möglich. Verwenden Sie dazu eher kurze Sätze im Aktiv, verzichten Sie auf unnötige Substantivierungen und Fremdwörter bzw. Fachbegriffe, die möglicherweise nicht jedem Leser bekannt sind.